働き方改革で残業削減!具体的なやり方と手順を徹底解説


「働き方改革って何をしたらいいかわからない!」残業削減のために働き方改革の取組みを始めてみたものの「具体的な成果がでていない」などの声を聞くことは大変多いです。ここでは、残業削減を絶対に成功させるための具体的なやり方や手順を徹底的に解説します。現在のやり方と比べてできていない部分を見つけてみてくださいね。

働き方改革で残業削減をするまで流れ

残業を削減するために一番大切なのは、PDCAをしっかりと回していくことです。働き方改革というと何か新しいことをしなければならないと感じるかもしれませんが、そんなことはありません。残業を削減しよう!という目標を立てたら、それに向かって計画(P)をたて、実行(D)し、それを評価(C)したら、改善(A)します。

とはいえ、残業削減のための計画をどのように立てればいいのかがわからない方も多いと思います。そこで今回は働き方改革や残業削減の手順を4ステップにわけて解説いたします。

残業削減をするまでの4ステップは、「現状把握」「意識改革」「実行」そして、改善した働き方の「定着」です。

「現状把握」が残業削減のスタート

残業削減のためにできることは会社によって異なりますし、会社の中でもやっている仕事や仕事のやり方によってするべきことは異なります。まずは、今の自分達の働き方や時間の使い方を把握することがスタートです。

自分達が毎日していることだから、わざわざ現状把握なんてしなくてもわかっている!と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、きちんと書き出してまとめてみると、今まで気づかなかった発見があります。またチーム全体の時間の使い方や先輩後輩の時間の使い方をみることで気づくこともたくさんあります。

「労働生産性」を意識するのがポイント

時間の使い方を確認するときに意識するといいのは「労働生産性」です。「労働生産性」とは仕事の密度のことをいいます。例えば、1時間にどのくらいの仕事をしているのか、という考え方です。計算をするには、やった仕事量を時間で割ります。やった仕事量をどうやって数字にするのかに決まりはありませんので、自分達なりに決めていきましょう。

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「意識改革」で残業削減の必要性を理解しよう

次に働き方改革の導入部分、「意識改革」です。働き方改革をしよう!もしくは残業削減しよう!といって具体的にどんどん動いてくれればいいのですが、なかなかうまくいかないことも多いです。特に若い世代を除けば、一般的には長時間働く、たくさん残業するというのは褒められていた世代の方々です。社員の意識改革をしっかりとしておかないと、残業削減はうまくいかなくなります。

※このサイトは比較的経営者向けにかかれていますので、社員の意識改革と書いていますが、社員ではなく経営者の意識改革が必要なことも多々あります。

根気よく取組むことが大切

意識改革は一言伝えればよいというのではなく、何度も根気よく取り組んでいくことが必要になります。「頭ではわかっていてもどうにも腹落ちしない」「理屈ではわかっていても、生理的に嫌だ」ということもあります。しっくりくるまでには、ある程度時間がかかることが普通です。

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意識改革のためにできること

意識改革のためにできることはたくさんありますが、よくやっているのは1対1でじっくり話をしてみる、ざっくばらんにみんなで雑談をしてみる、セミナーや勉強会をするなどです。

会社だけでいわれてもしっくりこないかもしれませんが、別の場面でも言われると納得するという話もよく聞きます。例えば同窓会に行って昔の憧れの人から働き方改革の良さを聞いた、まったく働き方改革なんて言いそうにない友人が働き方改革をしていた、などです。そういった会社とは関係ないことが引き金になることもありますので、根気よくやり続けることは大切です。一回だけという「点」ではなく、長く続ける時間的な「線」、多方面で広げていく「面」で意識改革をしていきましょう。

働き方改革の「実行」で残業削減する

現状把握と意識改革の次に行うのが、具体的な残業削減の「実行」です。現状把握で見つけた課題から何をしたらよいのかの計画を立てます。残業削減について話し合いの時間を設け、具体的にできるアイディアを出し合い、取組みましょう。

具体的にできることは会社や働く人によって異なりますので、自分達でできることを、自分達で考えて実行することが残業削減につながる一番の近道です。単純ですが、ここでPDCAサイクルを回していくことが重要です。

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続けることが大切

残業削減のための事例は、探せばいろいろと見つかるのですが、他社の事例をそのまま取り入れて上手く行かず、やっぱり無理だと諦めてしまう方も多くいらっしゃいます。人にそれぞれ個性があるように、残業削減の方法も十人十色です。自分達にあったやり方というのがあるので、上手く行かなかったら評価(C)や改善(A)を続けていくことが大切です。

どんなことも、試行錯誤しながらやり続ければ結果がでます。うまくいかないとわかったら、それも一歩前進です。最初のうちは、「大切なのは続けること」と考えて、まずは半年~1年やってみましょう。ダイエットと同じで、続けるというのが一番難しいかもしれません。続けるためにできることがないかも一度考えてみることをおすすめします。

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働き方を「定着」させる

残業削減の実行でよいやり方が見つかっても、それをやり続けなければ意味がありません。いい働き方は定着させる必要があります。例えば制度にしてみたり、目に見える形にするのもよいでしょう。

働き方改革に終わりはない

残業削減のためにやることは、今の仕事の無駄をなくすことができないかというPDCAサイクルを回すことです。働き方改革というと、何か大きな変化を起こして終わりというイメージを持つかもしれませんが、実際には仕事の改善をし続けるという単純な考え方でもあります。仕事を改善し続けることに終わりはありませんので、続けていくことも考慮しましょう。

上手くいった事例を広げていく

少し社員数の大きい会社であれば、上手くいった事例をそのままにせずに、社内に広げていくことも必要です。社内全体の残業削減のためにもよいですし、部署間で人事異動があったときにも役立ちます。特に急に上司が代わるとせっかく上手く行っていた働き方がなしになってしまうこともあります。なしになってしまう前に社内で共有しておくことをおすすめします。

PDCAを意識して残業削減していこう

繰り返しになりますが、働き方改革や残業削減で行うことは、PDCAを回して仕事をよりよくしていくことです。これまでもPDCAを回してきたかもしれませんが、働き方改革で大切なのは、労働生産性を意識したPDCAを回すことです。もし今PDCAを回す習慣があるのであれば、仕事の質だけでなく、その仕事にかけた時間も考慮しながら、残業削減のPDCAを回していってくださいね。

もっと具体的なやり方を知りたい、一緒に残業削減をして欲しいという方はこちらからどうぞ