働き方改革のやり方5ステップ!何をすべきかひと目でわかる図解


働き方改革をしようと思って最初に考えるのが、「働き方改革のやり方」ではないでしょうか。「具体的に何をしたらいいの?全然イメージがわかない」「何ができればOKなの?」と思う方もいらっしゃると思います。今回は、働き方改革のやり方を図を元に解説いたします。まずは全体像のイメージをつけてから動きたい方におすすめです。

働き方改革のやり方全体像

Step1目的と計画
Step2現状把握
Step3導入(意識改革や制度)
Step4働き方を見直す
Step5環境を整える

黒字で書かれた部分は代表的なやり方を紹介していますので、他のやり方もあります。以下では、1つずつ注意点などを解説しています。

Step1目的を決め、計画を立てる

働き方改革のやり方Step1は、働き方改革の目的を決めることです。働き方改革の方向性があまりにも漠然としていると、働き方改革をやろう!と声をかけても誰も動いてくれません。

方向性を定めるという意識で目的を決めましょう。どうして働き方改革をしようと思ったのか、や、働き方改革をするメリットから決めると簡単に決めることができます。

ただし、社内の現状を確認してから目的を決めたい、計画を立てたいという方もいると思いますので、その場合は現状把握をしてから目的や計画を立てましょう。現状把握から見つかった課題の解決を働き方改革の目的にすればいいので、社内の人の納得感が増します。

目的や目標を決めるやり方注意点

目的を決めるときや社員に伝えるときには、会社視点だけでなく社員の視点も考えて伝えることがポイントです。例えば、「生産性をあげる」という言い方をすると、「私達の勤務時間を減らして給料を減らしたいだけだ」と受け取られ、真剣に取り組んでくれないことがあります。

「生産性をあげる」よりも「仕事の質をあげる」と伝えた方が、同じことを伝えていますが、伝わり方が大きく変わります。ちょっとしたやり方の工夫でも大きく結果が変わることがありますので、いろいろと自分なりの工夫をしてみてください。

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Step2現状を把握する

働き方改革のやり方Step2は、現状の把握です。働き方改革といっても課題点を見つけて改善していくという根本は変わりません。課題を見つけることが重要です。

世の中には、「課題が発見できた時点で問題の8割が解決したも同然」という言葉もあります。まずは現状を把握しましょう。現状の把握のやり方を紹介します。

社員の声を聞く

働き方改革の目的が何であれ、働き方を見直していくのは社員です。社員の声は聞きましょう。社員にアンケートを配ってもいいですし、人数が少なければ面談や雑談で聞いてみるといいでしょう。雑談はそれとなく聞くことができます。社長や管理職がいないところで話し合いをしてもらうなどのやり方もあります。

業績や勤務時間などをチェックする

すでに行っているとは思いますが、売上や勤務時間などの現状はチェックしましょう。働き方改革は最終的には会社の業績をあげるためにやります。業績を諦めるためではありません。現状からさらにどうしたいかなども考慮しておきましょう。

組織診断する

少し費用はかかりますが、専門の組織診断をするのも1つのやり方です。働き方改革や女性活躍に特化したサービスもありますので、選んでみましょう。

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Step3-1意識改革をする

働き方改革のやり方Step3は、意識改革です。働き方改革はみんなで取組むことが必要です。働き方改革がうまくいかない理由として一番多いのが、社員が自分事として考えてくれない場合です。私には関係ない、育児をしている人のためのもの、女性のためのもの、という意識があるとなかなか進んでくれません。

みんなで取組むのが大切

働き方改革ではチーム力が重要なポイントです。育児をしている人だけ、女性だけが取り組んでも改善できないことは多々あります。というよりも、逆に確執を生むことがありますので辞めましょう。「みんなで取組む」は本当に大切です。

さまざまな視点から伝える

また、社員のためと会社のためという2つの視点から働き方改革が必要であるということも伝えておくべきです。会社にとってよくない、自分にとってよくない、どちらかの意識があると動いてくれない人がいます。

働き方も、それに対する考え方も、私生活の過ごし方も、いろいろな社員がいます。たくさんの視点から伝えていくことが必要になることもあるでしょう。社員1人1人の立場に寄り添って伝えていければ一番うまくいきます。

意識改革でいい流れを作ろう!

みんなが前向きでスタートすると結果が早く出てきます。結果が早くでると、当然やる気もあがりますので、その後もうまく続く、いい流れができあがります。

逆にあまり前向きでなくスタートし、結果がなかなかでず、やる気も下がっていくと、負のスパイラルに入ります。抜け出せずに働き方改革をやめてしまうこともありますので、意識改革には力をいれておくとよいでしょう。

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Step3-2制度の導入

制度の導入も大切なポイントではありますが、逆に制度の導入だけをして「働き方改革をした!」と言っている会社もありますので注意が必要です。

例えば「育休を3年とれる制度を作ったが、誰も使わずに退職してしまう」「勢いで作ったけれど、実際に3年も育休を取られて非常に困った」など、実態に伴っていない制度を導入しても良いことはありません。

法律で定められている部分を整えることは最低限必要ですが、それ以上の制度はじっくりと検討が必要です。どういった制度を社員が求めているのか、社員が長く働くために必要な制度は何かを考えて導入しましょう。制度の導入は社員の声をよく聞く現状把握が不可欠です。

Step4働き方を見直す

働き方改革のやり方Step4が、具体的に働き方を変えていく工程になります。現場での働き方を見直し、生産性を高くしたり、社員の満足度があがる職場づくりをします。Step4の中にもステップが4つあります。詳細は、以下の記事を参考にしてください。

やっていることを一言で表すと、「PDCAを回す」です。働き方改革には、取り入れたらすぐに結果がでる万能薬はありません。地道ですが1つずつ取組む必要があります。うまく行かなくてもやり続ければ間違いなく結果につながります。できるだけゴールへの最短距離を歩けるようにサポートするのが、このサイトと、私達コンサルタントの役目です。

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Step5-1環境を整える

働き方改革のやり方Step5-1は「環境を整える」です。働く環境を整えると、よりよくなった働き方が定着していきます。わかりやすい例をあげるとIT化で、これまで手作業で作成していた書類の整理をITサービスの導入で減らすなどです。

また、出勤しないでも自宅で仕事ができるようにする「テレワーク」の導入も環境を整えている例です。簡単なことで言えば、集中タイムや集中ルームの設置などもあります。

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Step5-2評価制度を検討する

働き方改革のやり方Step5-2は「評価制度を検討する」です。小さな会社であれば評価制度がなくてもうまくいくこともありますが、評価制度を整えた方が働き方が定着する会社もあります。働き方改革でいう評価制度のメインは「労働生産性」を評価にいれることです。

働き方改革の方向性の1つとして、「遅くまで残業して働く自分って偉い!」と思わないことが挙げられます。確かに、人手が足りない会社としては、遅くまで残業し、みんなで終わらせられない仕事をしている人は、とてもとてもありがたい人材です。

ですが、「遅くまで働くから助かる」のではなく「たくさん仕事をしてくれるから助かっている」という事実を忘れてはいけません。本当に仕事ができる人は、短時間でたくさん仕事をしてくれる人です。残業してくれる人よりも、実は定時で帰っている人の方が1時間でできる仕事が多いかもしれません。

そういった意識の差をなくすためにも、評価制度に「労働生産性」を導入するのはおすすめの方法です。

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働き方改革で目指すべき姿は

このように5ステップで働き方を変えていきます。最終的に目指すのは、業績と生産性が高く、社員やお客様など多くの人に愛される会社です。社員を雇っても雇っても辞めてしまうのではなく、この会社で働き続けたい!と思ってもらえる会社になることです。

さらに言うと、多くの会社には経営理念や企業の目的があるはずです。経営理念や企業の目的を今以上に実現していくのも働き方改革で目指すべき姿です。

最近は学校の働き方改革も注目されていますが、学校であればお客様の満足ではなく、生徒を教育することや成長してもらうこと、教育の質の向上などが挙げられます。

みなさんの会社にはそれぞれの目的や存在意義があるはずです。そこを軸として目指すべき姿を思い浮かべていきましょう。

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働き方改革に挑戦してみよう!

働き方改革のやり方全体像をお伝えしましたが、この通りにうまくいくこともあれば、上手くいかないこともあります。順番にこだわらずに臨機応変にやっていきましょう。順番が違ってもうまくいくこともあります。

例えば意識改革をしてもどうしても納得してくれない人が、働き方の見直しをしていたら、意識が変わったこともありますし、テレワークを導入して出てきた課題に取り組んでいたら、働き方そのものが改善されることもあります。長い目で見てやっていきましょう。

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